DITO smart — это система оптимизации бизнеса, которая систематизирует бизнес-процессы в компании, а также общение сотрудников компании с клиентами, чтобы максимально увеличить ее продуктивность и качество.
Единая база данных организаций
Многие аспекты деятельности компании связаны с другими организациями:
- Переписка по электронной почте ведется с представителями какой-либо организации;
- Контакты в адресной книге тоже связаны с организациями;
- Услуги компания оказывает той или иной организации–клиенту;
- Счета-фактуры за оказанные услуги выписываются соответствующей организации;
- Реализуя эти услуги, компания, в свою очередь, пользуется услугами ряда организаций–поставщиков.
Как правило, для каждого из этих пунктов создается своя база данных организаций. Таким образом, данные получаются либо разделенными на несколько баз, либо вообще дублируются. Еще сложнее ситуация получается в случае, когда эти базы персональные — когда каждый работник сам ведет свой личный вариант базы, как это часто случается с адресными книгами.
Как решение, система основана на единой для всей компании базе данных организаций, связанной с адресной книгой, модулем планирования заказов (как для клиентов, так и для поставщиков), модулем счетов-фактур и модулем электронной почты. Последнее выражается, например, в том, что система позволяет просмотреть всю переписку сотрудников компании с любой организацией.
Гибкая система атрибутов организаций
Как правило, существует некий стандартный набор атрибутов, которые описывают организацию. Это может быть, например, «город», «адрес», «код организации» и т. п. Тем не менее, часто возникает необходимость описания специфических атрибутов. Например, для компании, обслуживающей клиентов по районам города, может иметь смысл определить так же атрибут «район».
Система позволяет определить сколько угодно атрибутов. Это могут как атрибуты, значением которых является вводимый пользователем текст (например, для адреса), так и атрибуты, значение которых можно выбрать из списка (например, для района города). В последнем случае система позволяет получить список организаций для каждого отдельного значения такого атрибута (например, список организаций из какого-то района города). Таким образом организации можно разделить на категории по множеству признаков, например: на клиентов и поставщиков; на действительных, потенциальных и бывших; по сферам деятельности, сферам сотрудничества, уровню притягательности и пр.
Модуль планирования заказов
Если деятельность компании основана на выполнении уникальных заказов, как, например, строительные или туристические компании, каждый заказ планируется и оформляется отдельно. Для таких заказов составляется план, смета, описание, презентация; с ним могут логически связываться какие-то файлы, относящиеся к заказу письма и пр.
Система позволяет сделать всё вышеописанное. В системе создается заказ, который связан с организацией–клиентом. К нему можно прицеплять важные файлы, связывать с ним электронные письма, но, главное — планировать его, определяя отдельные события. Каждое событие имеет начало и конец, и может быть связано с какой-нибудь организацией–поставщиком. Для события также можно рассчитать его планируемую стоимость. В смете всего заказа это событие будет представлено отдельной строкой, вместе с планируемой стоимостью и названием и кодом поставщика (если они определены в базе организаций).
План исполнения заказа
Заказ можно представить в виде календаря событий, который может быть распечатан вместе с сопутствующей информацией о каждом событии. Таким образом получается бумажная версия плана заказа.
Модуль счетов-фактур и затрат
Модуль счетов-фактур позволяет выписывать предварительные и окончательные счета-фактуры клиентам компании. Модуль затрат позволяет планировать предварительные расходы (смету) и впоследствии сравнивать их с реальными расходами.
Гибкая система атрибутов событий
Аналогично описанным выше атрибутам организаций, для описания событий можно определить свои атрибуты. Это могут быть, например, «ответственное лицо», «статус», «приоритет». Как и атрибуты организаций, атрибуты событий могут быть либо такие, значения которых вводится пользователем, либо такие, значение которых выбирается из списка. Списки возможных значений для атрибутов событий могут создаваться системой автоматически из списка организаций в базе данных. Например, для событий возможно определить атрибут «Гостиница», возможными значениями которого будут все организации, которые определены в базе данных организаций как гостиницы. Таким образом, для события можно будет выбрать организацию–поставщика из специализированного списка, например, из гостиниц, ресторанов, типографий и т. п.
Презентации заказов
Для каждого заказа можно создать его презентацию (Интернет-страница с уникальным адресом). Адрес презентации (например, http://www.i-erdve.lt/sys/ie-65436634/267395/) можно либо выслать заказчику, либо опубликовать (например, в качестве информационной страницы проекта). Впоследствии презентацию можно корректировать без необходимости повторно посылать ссылку заказчику. Презентации могут быть оформлены в общем стиле компании.
Опубликованные файлы и изображения
Аналогично презентациям заказов, с помощью системы можно публиковать в Интернете файлы и изображения. Это может быть полезно, например, в том случае, если файл слишком большой для электронной почты.
Электронная почта
Система является корпоративным почтовым клиентом, то есть общей системой для всех почтовых ящиков всех сотрудников компании. Например, все сотрудники пользуются общей адресной книгой. Система позволяет просмотреть, кто из сотрудников компании переписывался с каким-либо клиентом, а если позволяют права доступа, то и прочитать всю переписку каждого из сотрудников.
Гибкая система прав доступа позволяет иметь общие почтовые ящики, персональные, группировать их и устанавливать уровни доступа. Таким образом, например, возможно так настроить систему, что сотрудника «С» будет два личных почтовых ящика, а также доступ к общему почтовому ящику (info@firma.ru). Он сможет быстро переключаться между этими тремя ящиками и пользоваться каждым в отдельности, а также ответить на письмо из общего ящика от своего имени, чтобы дальнейшую переписку вести лично.
Таким образом система позволяет следить за прочитанными и непрочитанными письмами в разных ящиках электронной почты. Кроме того, существует возможность присвоить то или иное письмо к заказу.
Архивирование писем
В дополнение к стандартному атрибуту писем «прочитано/не прочитано», система позволяет архивировать письма. Таким образом, прочитанное письмо будет находиться в папке Inbox до тех пор, пока пользователь не решит, что тема закрыта, и не заархивирует его. Все письма, и заархивированные и незаархивированные, видны в общем списке All Mail на случай, если потребуется вернуться к закрытой теме.
Группирование писем
Система группирует письма в цепочки по адресу электронной почты человека, с которым ведется переписка. Таким образом, в Inbox видны не отдельные письма, а целые диалоги (цепочки писем). Когда открывается такая цепочка, пользователь видит последнее письмо и все предыдущие письма между ним и адресатом (и входящие, и исходящие, и заархивированные, и незаархивированные). Не имеет значения, когда были посланы или получены письма — система покажет их все, за всю историю переписки.
Интегрирование почтового клиента с базой данных организаций
Кроме того, что в системе используется общая для всех пользователей адресная книга, где каждый контакт связан с какой-либо организацией, система, при показе списка писем, кроме стандартного имени отправителя, показывает имя организации из базы данных, если электронный адрес отправителя содержится в ней. Это позволяет в дополнение к мало говорящим именам людей видеть названия организаций, которые они представляют.
Автосохранение писем
Система автоматически сохраняет редактируемое письмо каждые 15 секунд, что позволяет предотвратить потерю информации.
Автоматическая проверка почты
Специальная программа «Dito Notifier» уведомляет пользователя о том, что на один из его адресов, обслуживаемых системой, пришло новое письмо. Программа может запускаться автоматически при включении компьютера, использует мало ресурсов и избавляет от необходимости постоянно держать систему открытой в браузере и периодически вручную проверять все почтовые ящики компании.
Проверка правописания
Система позволяет проверять правописание при редактировании писем.
Массовая рассылка писем
Иногда приходится посылать одно письмо, например, приглашение, нескольким адресатам. Возможные стандартные варианты следующие:
- Написать по письму каждому адресату, но на это уйдет много ручной работы;
- Вписать список всех адресатов в поле «To:» («Кому:»), но тогда каждый адресат увидит полный список адресатов;
- Вписать список всех адресатов в поле «BCC:», но тогда каждый адресат увидит, что письмо адресовано не прямо ему.
Система предлагает так называемые Multicast письма, которые рассылаются списку адресатов, каждый из которых видит себя как единственного получателя.