DITO smart — tai verslo optimizavimo sistema, kuri sistematizuoja įmonės verslo procesus bei kompanijos darbuotojų bendravimą su klientais taip, kad maksimaliai padidinti įmonės darbo našumą ir kokybę.
Bendra organizacijų bazė
Dauguma kompanijos veiklos aspektų yra susiję su kitomis organizacijomis:
- Susirašymas elektroniniu būdu vyksta su kitų organizacijų atstovais;
- Adresų knygutėje esantys kontaktai yra taip pat susiję su kitomis organizacijomis;
- Kompanija teikia paslaugas tam tikrai organizacijai-klientui;
- Sąskaitos-faktūros už įvykdytas paslaugas yra išrašomos atitinkamai organizacijai;
- Teikdama įvairias paslaugas, kompanija, savo ruožtu, taip pat naudojasi kitų organizacijų-tiekėjų paslaugomis.
Dažniausiai, kiekvienam šių punktų yra kuriama atskira organizacijų duomenų bazė. Tokiu būdu, duomenys būna arba suskirstyti į kelias bazes, arba dubliuojasi. Dar sudėtingesnė situacija susiklosto tuomet, kai šios bazės yra personalinės, nes tuomet kiekvienas darbuotojas pats kuria savo bazės variantą, kaip tai dažnai nutinka su adresų knygutėmis.
Sprendžiant šią problemą, sistema turi bendrą visos kompanijos organizacijų duomenų bazę, susijusią su adresų knygute, užsakymų planavimo moduliu (skirto kaip klientams, taip ir tiekėjams), sąskaitų-faktūrų moduliu ir elektroninio pašto moduliu. Pastarasis pasireiškia, pavyzdžiui, tuo, kad sistema leidžia peržiūrėti visų kompanijos darbuotojų susirašinėjimą su bet kuria organizacija.
Lanksti organizacijų atributų sistema
Egzistuoja tam tikras standartinis atributų, apibūdinančių organizaciją, rinkinys. Pavyzdžiui, tai gali būti „miestas“, „adresas“, „organizacijos kodas“ i t.t. Tačiau dažnai atsiranda poreikis apibrėžti specifinius atributus. Pavyzdžiui, jeigu kompanija teikia paslaugas klientams skirtinguose miesto rajonuose, tai jai patogu būtų apibūdinti atributą „rajonas“.
Sistema leidžia apibrėžti bet kokį atributų skaičių. Atributai gali būti dviejų rūšių: atributai, kurių reikšmė yra bet koks vartotojo įrašytas tekstas (pvz., adresas) ir atributai, kurių reikšmę galima pasirinkti iš sąrašo (pvz., miesto rajonai). Pastaruoju atveju sistema leidžia gauti organizacijų sąrašą kiekvienai atskirai atributo reikšmei (pvz., organizacijų sąrašą iš tam tikro miesto rajono). Tokiu būdu organizacijas galima klasifikuoti į kategorijas pagal daugybę požymių, pavyzdžiui, į klientus ir tiekėjus, į esamus, potencialius ir busimus klientus/ tiekėjus/ partnerius, pagal darbo sritis, bendradarbiavimo sritis, patrauklumo lygiu ir kt.
Užsakymų planavimo modulis
Jeigu kompanijos veikla yra grindžiama unikalių užsakymų vykdymu, kaip, pavyzdžiui, statybinės ar turistinės kompanijos, kiekvienas užsakymas priimamas ir vykdomas atskirai. Tokiems užsakymams įvykdyti yra sudaromas planas, sąmata, aprašymas, prezentacija; su jais logiškai gali būti susieti tam tikri failai, susiję su užsakymais laiškai ir kt.
Sistema leidžia visą tai padaryti. Sistemoje sukuriamas užsakymas, kuris yra susiejamas su organizacija-klientu. Prie jo galima prisegti svarbius failus, susieti su juo elektroninius laiškus, bet, svarbiausia, galima jį planuoti, identifikuojant atskirus įvykius. Kiekvienas įvykis turi pradžią ir pabaigą, ir gali būti susietas su tam tikra organizacija-tiekėja. Taip pat galima apskaičiuoti planuojamą įvykio kainą. Vėliau, viso užsakymo sąmatoje įvykis bus apibrėžtas atskira eilute, kur taip pat bus nurodyta jo planuojama kaina kartu su tiekėjo pavadinimu ir kodu, jeigu jie nurodyti organizacijų duomenų bazėje.
Užsakymo aprašymas
Užsakymą galima pristatyti kaip įvykių eigą, kuri gali būti atspausdinta kartu su papildomą informaciją apie kiekvieną įvykį. Tokiu būdu yra kuriama popierinė užsakymo versija.
Sąskaitų-faktūrų ir išlaidų modulis
Sąskaitų-faktūrų modulis leidžia išrašyti išankstines ir galutines sąskaitas-faktūras kompanijos klientams. Išlaidų modulis leidžia planuoti numatomas išlaidas (sąmatą) ir vėliau jas palyginti su realiomis išlaidomis.
Lanksti įvykių atributų sistema
Taip pat, kaip ir su organizacijomis, sistema leidžia pažymėti bet kokius atributus, kurie bus naudojami įvykių aprašymui. Tai gali būti, pavyzdžiui, „atsakingas asmuo“, „statusas“, „prioritetas“. Kaip ir organizacijų atributai, įvykių atributai gali būti arba tokie, kurių reikšmė yra bet koks vartotojo įvedamas tekstas, arba tokie, kurių reikšmė yra pasirenkama iš sąrašo. Galimų reikšmių sąrašai gali būti kuriama sistemos automatiškai iš organizacijų sąrašo duomenų bazėje. Pavyzdžiui, įvykiui galima pažymėti atributą „Viešbutis“, kurio galimomis reikšmėmis bus visos organizacijos, duomenų bazėje pažymėtos kaip viešbučiai. Tokiu būdu, įvykiui galima bus priskirti organizaciją-tiekėją iš specializuoto sąrašo, pavyzdžiui, iš viešbučių, restoranų, tipografijų ir t. t.
Užsakymų prezentacijos
Kiekvienam užsakymui galima sukurti jo prezentaciją (puslapis Internete, turinti unikalų adresą). Prezentacijos adresą (pavyzdžiui, http://www.i-erdve.lt/sys/ie-65436634/267395/) galima arba išsiųsti užsakovui, arba publikuoti (pavyzdžiui, kaip projekto informacinį puslapį). Vėliau, prezentaciją galima koreguoti, ir nereikės antrą kartą siųsti užsakovui nuorodos – ji lieka ta pati. Prezentacijų stilius gali būti standartinis, arba jos gali būti pritaikytos prie kompanijos firminio stiliaus.
Publikuojami failai ir vaizdai
Kaip ir užsakymų prezentacijas, sistemos pagalba Internete galima publikuoti failus bei vaizdus. Tai gali būti naudinga, pavyzdžiui, tuomet, kai failas yra pernelyg didelis, kad būtų persiųstas elektroniniu paštu.
Elektroninis paštas
Sistema yra korporatyvus elektroninio pašto klientas, t.y. tai – visų darbuotojų visų elektroninio pašto dėžučių bendra sistema. Pavyzdžiui, visi darbuotojai naudojasi bendra adresų knygele. Sistema leidžia peržiūrėti, kuris darbuotojas bendrauja su kuriuo klientu, o, jeigu leidžia prieigos teisės, tai ir perskaityti kiekvieno darbuotojo elektroninį susirašinėjimą.
Lanksti vartotojo teisių sistema leidžia turėti bendras ir personalines elektroninio pašto dėžutes, jas grupuoti ir nustatyti prieigos teises. Tokiu būdu, galima, pavyzdžiui, taip nustatyti sistemą, kad vartotojas „C“ turėtų dvi personalines elektroninio pašto dėžutes, o taip pat galėtų tikrinti bendrą pašto dėžutę (info@kompanija.lt). Vartotojas galės greitai pereiti nuo vienos pašto dėžutės prie kitos ir naudotis kiekviena atskirai, o taip pat savo vardu atsakyti į laišką iš bendrosios pašto dėžutės, kad paskesnį susirašinėjimą vestų asmeniškai.
Tokiu būdu sistema leidžia sekti perskaitytus ir neperskaitytus laiškus skirtingose elektroninio pašto dėžutėse. Be to, egzistuoja galimybė priskirti bet kurį laišką prie tam tikro užsakymo.
Laiškų archyvavimas
Be standartinio laiškų atributo „perskaityta/neperskaityta“ sistema leidžia archyvuoti laiškus. Tokiu būdu, perskaitytas laiškas gulės folderyje „Inbox“ iki tol, kol vartotojas nuspręs, kad ji jau galima archyvuoti. Visi laiškai, kaip archyvuoti, taip ir nearchyvuoti, gali būti peržiūrėti, paspaudus ant folderio „All Mail“ tam, kad prireikus būtų įmanoma rasti bet kurį laišką.
Laiškų grupavimas
Sistema grupuoja laiškus pagal žmogaus, su kuriuo yra susirašinėjama, elektroninio pašto adresą. Tokiu būdu, folderyje „Inbox“ yra matomi ne atskiri laiškai, o dialogai (laiškų sekos). Atidaręs tokį dialogą, vartotojas mato visą susirašinėjimą tarp jo ir adresato (gautus ir išsiųstus, archyvuotus ir nearchyvuotus laiškus). Neturi reikšmės, kada laiškai buvo gauti ar išsiųsti – sistema parodys visą susirašinėjimo istoriją.
Elektroninio pašto integravimas į organizacijų duomenų bazę
Be to, sistemoje yra naudojama visiems vartotojams bendra adresų knygutė, kur kiekvienas kontaktas yra susijęs su tam tikra organizacija. Rodydama laiškų sąrašą, sistema be standartinio siuntėjo adreso parodo ir organizacijos pavadinimą iš duomenų bazės, jeigu siuntėjo elektroninio pašto adresas yra joje užregistruotas. Tai leidžia matyti ne tik žmonių vardus, bet ir organizacijų, kurioms jie atstovauja, pavadinimus.
Automatinis laiškų išsaugojimas
Kas 15 sekundžių sistema automatiškai išsaugo redaguojamą laišką, o tai leidžia išvengti informacijos praradimo.
Automatinis pašto tikrinimas
Speciali programa „Dito Notifier“ informuoja vartotoją apie tai, kad į vieną iš jo adresų atėjo naujas laiškas. Programa gali būti įjungiama automatiškai įjungiant kompiuterį, naudoja mažai resursų ir atleidžia nuo būtinybės pastoviai rankiniu būdu tikrinti kiekvieną pašto dėžutę.
Teksto taisa
Sistema leidžia tikrinti redaguojamų laiškų teksto taisyklingumą.
„Multicast“ laiškai
Kartais tenka siųsti tą patį laišką – pavyzdžiui, kvietimą – keliems adresatams. Galimi tokie standartiniai variantai:
- Parašyti po atskirą laišką kiekvienam adresatui, tačiau tai gali labai ilgai užtrūkti;
- Į laukelį „To:“ („Kam:“) įrašyti visus adresatus, tačiau tuomet kiekvienas adresatas pamatys visą adresatų sąrašą;
- Įrašyti visus adresatu i laukelį „BCC:“, tačiau tuomet kiekvienas adresatas pamatys, kad laiškas adresuotas ne vien asmeniškai jam.
Sistema leidžia siųsti vadinamuosius „Multicast“ laiškus, kurie yra siunčiami visiems adresatams iš karto, tačiau kiekvienas adresatas, tuo tarpu, mato save kaip vienintelį gavėją.